Aufbewahrungsfristen
1. Wie lange ist aufzubewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lagebe-richte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenver-arbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorge-nommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Folgendes Beispiel verdeutlicht die Fristberechnung:
Am 25. Mai 2007 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2006.
Frage: Wann können Sie die gesamten Unterlagen zur Bilanz vernichten, damit Sie im Archiv wieder mehr Platz haben?
Antwort: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2007 und läuft
10 Jahre. Sollte das Finanzamt am 31. Dezember 2017 bei Ihnen unangemeldet anklopfen, müssen Sie die Unterlagen noch vorlegen können. Ab dem 1. Januar 2018 können Sie die Unterlagen vernichten.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z. B. einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
~ für eine begonnene Außenprüfung
~ für eine vorläufige Steuerfestsetzung
~ für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
~ für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
~ zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen
Folgende Unterlagen können ab 1. Januar 2008 vernichtet werden
Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Ent-scheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat. Schriftgüter aus dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren können ab 1. Januar 2008 vernichtet werden, soweit nicht die unter Punkt 1 genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre) Entstehungsjahr
|
Abtretungserklärungen |
6 |
2001 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
10 |
1997 |
| Akkreditive |
10 |
1997 |
| Aktenvermerke |
6 |
2001 |
| Angebote |
6 |
2001 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien |
10 |
1997 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung |
10 |
1997 |
| Ausfuhrunterlagen |
10 |
1997 |
| Ausgangsrechnungen |
10 |
1997 |
| Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege |
10 |
1997 |
| Bankbelege |
10 |
1997 |
| Bankbürgschaften |
6 |
2001 |
| Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) |
10 |
1997 |
| Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen |
10 |
1997 |
| Betriebskostenabrechnung |
6 |
2001 |
| Betriebsprüfungsberichte |
6 |
2001 |
| Bewertungsunterlagen |
10 |
1997 |
| Bewirtungsrechnungen |
10 |
1997 |
| Bilanzen (Jahresabschlüsse) |
10 |
1997 |
| Bilanzunterlagen |
10 |
1997 |
| Buchungsanweisungen |
10 |
1997 |
| Buchungsbelege |
10 |
1997 |
| Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
2001 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
2001 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) |
10 |
1997 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
10 |
1997 |
| Doppel von Rechnungen |
10 |
1997 |
| Eingangsrechnungen |
10 |
1997 |
| Eröffnungsbilanzen |
10 |
1997 |
| Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsbelege) |
6 |
2001 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen |
6 |
2001 |
| Finanzberichte |
6 |
2001 |
| Frachtbriefe |
6 |
2001 |
| Gehaltslisten |
10 |
1997 |
| Geschäftsberichte |
10 |
1997 |
| Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) |
6 |
2001 |
| Geschenknachweise |
6 |
2001 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) |
10 |
1997 |
| Grundbuchauszüge |
6 |
2001 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
10 |
1997 |
| Gutschriftanzeigen |
10 |
1997 |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) |
6 |
2001 |
| Handelsbücher |
10 |
1997 |
| Handelsregisterauszüge |
6 |
2001 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) |
10 |
1997 |
| Handelsbücher |
10 |
1997 |
| Handelsregisterauszüge |
6 |
2001 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) |
10 |
1997 |
| Inventar |
10 |
1997 |
| Investitionszulage (Unterlagen) |
6 |
2001 |
| Jahresabschlüsse und Erläuterungen |
10 |
1997 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
10 |
1997 |
| Kalkulationsunterlagen |
6 |
2001 |
| Kassenberichte |
10 |
1997 |
| Kassenbücher und –blätter |
6 |
2001 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
10 |
1997 |
| Kontenregister |
10 |
1997 |
| Kontoauszüge |
10 |
1997 |
| Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages) |
6 |
2001 |
| Konzernabschlüsse |
10 |
1997 |
| Konzernlageberichte |
10 |
1997 |
| Lageberichte |
10 |
1997 |
| Lagerbuchführungen |
10 |
1997 |
| Lieferscheine |
10 |
1997 |
| Lohnbelege |
6 |
2001 |
| Lohnkonten |
6 |
2001 |
| Lohnlisten |
10 |
1997 |
| Magnetbänder mit Buchfunktion |
6 |
2001 |
| Mahnungen und Mahnbescheide |
6 |
2001 |
| Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
2001 |
| Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsbelege) |
6 |
2001 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 |
1997 |
| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
2001 |
| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6 |
2001 |
| Protokolle |
6 |
2001 |
| Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) |
6 |
2001 |
| Quittungen |
10 |
1997 |
| Rechnungen |
10 |
1997 |
| Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) |
10 |
1997 |
| Quittungen |
10 |
1997 |
| Rechnungen |
10 |
1997 |
| Reisekostenabrechnungen |
10 |
1997 |
| Sachkonten |
10 |
1997 |
| Saldenbilanzen |
10 |
1997 |
| Schadensunterlagen |
6 |
2001 |
| Schriftwechsel |
6 |
2001 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
10 |
1997 |
| Spendenbescheinigungen |
10 |
1997 |
| Steuerunterlagen und Steuererklärungen |
10 |
1997 |
| Telefonkostennachweise (soweit nicht Buchungsbelege) |
6 |
2001 |
| Überstundenlisten |
6 |
2001 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
10 |
1997 |
| Verkaufsbücher |
10 |
1997 |
| Vermögensverzeichnis |
10 |
1997 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) |
6 |
2001 |
| Versand- und Frachtunterlagen |
6 |
2001 |
| Versicherungspolicen |
6 |
2001 |
| Verträge |
6 |
2001 |
| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) |
10 |
1997 |
| Wareneingangs und -ausgangsbücher |
10 |
1997 |
| Wechsel |
10 |
1997 |
| Zollbelege |
6 |
2001 |
| Zwischenbilanz |
10 |
1997 |
Hinweis: Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der Mobilen Aktenvernichtung – Beckingen für Ihre Kunden. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es kann eine steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
